Meesterlijk faciliteren is voorbereiden

Bij meesterlijk faciliteren denk je aan die begeleider of voorzitter die als vanzelf de hele sessie in de hand heeft. Natuurlijk is dat een belangrijk deel van het faciliteren. Maar meesterlijk faciliteren is ook: goed voorbereiden. Zonder goede voorbereiding ben je nergens. Elke keer als ik teams hoor praten over dat er teveel vergaderingen zijn, blijkt al snel dat het er vooral om gaat dat de vergaderingen weinig effectief zijn. Je bent een uur kwijt, maar wat schiet je er mee op? Als coach vraag ik dan nieuwsgierig waaróm iemand naar dergelijke bijeenkomsten gaat. Als facilitator en als trainer van facilitatoren vind ik het een gemiste kans. Had iemand die sessie maar goed voorbereid. Maar ja, wie moet dat dan doen? En iedereen heeft het veel te druk om die voorbereiding te doen. Bovendien: we wéten toch wel wat de bedoeling is?

De bedoeling?

Om met dat laatste te beginnen: nee, we weten helemaal niet wat de bedoeling is! In Scrumteams vraag ik wel eens of ze weten wat het doel is van, pak ‘m beet, een standup, planningsessie of retro. Als er toch één groep bijeenkomsten is waarvan het doel goed is omschreven, dan zijn het wel de Scrumbijeenkomsten. Maar zelfs daarvan kennen teams vaak niet goed de bedoeling. Bij andere bijeenkomsten zie ik het patroon misschien nog wel sterker: mensen hebben ze in de agenda staan en schuiven aan. Of het nou regelmatig terugkerende vergaderingen zijn als afdelings- of MT-overleggen of specifieke als visie-afstemmingen of risico-inschattingen. Het is tekenend hoe vaak een van de eerste opmerkingen is: “Wat gaan we doen?” Niet voorbereiden en onvoorbereid meedoen: lekker makkelijk. Maar uiteindellijk ook behoorlijk onbevredigend.

Twee keer zoveel tijd

Dan dat andere punt: we hebben het veel te druk om een goede voorbereiding te doen. Daar zit wat in, want het voorbereiden van een sessie kost tijd. Veel meer tijd dan je zou denken. Als vuistregel hanteer ik de regel dat het voorbereiden van een sessie minimaal twee keer zoveel tijd kost als de sessie zelf. Minimaal! Als het een sessie is die uniek is, zul je met de opdrachtgever of beslisser moeten afstemmen wat het doel precies is. Dat onder woorden brengen is lang geen sinecure, dus in dat gesprek wordt vaak al veel duidelijk. Is de bedoeling evident of is de eerste formulering nog maar vaag? Als jij bij de voorbereiding al doorvraagt, voorkomt dat dezelfde vragen in de sessie zelf.  Als er iets besloten moet worden, is dan duidelijk wie dat gaat besluiten? Als een leidinggevende de knoop doorhakt, zul je de sessie anders inrichten dan als we met elkaar consensus moeten bereiken. Of is consent genoeg? Of wordt het meeste stemmen gelden? Allemaal vragen rond het doel. Daarnaast zul je met deelnemers willen spreken. Hoe kijken zij naar de sessie? Wat gaan zij bijdragen of vragen? Is het handig om hen vooraf al bij te praten over wat gaat gebeuren? Wil je hen al wat huiswerk geven? Misschien wil je verifiëren of de deelnemerslijst in orde is, of moeten er nog anderen worden bij-uitgenodigd? Vervolgens, als je deze voorbereidende gesprekken hebt gevoerd, stel je de agenda op. Als het een online sessie is, wil je wellicht een virtueel whitebord als Miro of Mural inrichten. En zo kan ik nog wel even doorgaan. Als het over reguliere overleggen gaat, dan zal een deel van dit voorbereidingswerk minder tijd vergen. Maar verkijk je er alsjeblieft niet op. Voor je het weet zitten we weer bij elkaar, babbelen we een eind weg, neemt de routine het over en morren we na afloop weer over teveel vergaderen.

Wie dan?

Het voorbereiden kost dus inderdaad tijd. Wat me op het punt brengt: wie steekt die tijd erin? De voorzitter? De Scrum Master? Iemand, dus, van wie we het (terecht of niet) vanuit haar rol logischerwijs verwachten? Of is er een pool van facilitators waar je voor sessies uit kan putten? Misschien wil je voor een specifieke sessie wel een facilitator ‘van buiten’ vragen? Iemand die geen belang heeft, objectief is, door kan vragen en andere ideeën kan suggereren. Iemand van buiten het team, iemand van een andere afdeling of van buiten het bedrijf? Wie het dan ook maar wordt, check expliciet of diegene tijd heeft om de sessie goed voor te bereiden. Zoals gezegd: onderschat die tijd niet.  En is die tijd er niet, is het dan een idee om de sessie te annuleren? Vanuit de gedachte: liever geen sessie dan een niet-effectieve?

Bezint…

Bezint eer ge begint. Een goed begin is het halve werk. En met passen en meten wordt de meeste tijd versleten. Het zijn niet voor niks spreekwoorden geworden. Bereid jouw volgende sessie goed voor. Zet die voorbereiding nu maar vast in je agenda. En moet je dan eens zien wat dat met de sessie en het resultaat ervan doet!