Wat facilitatoren kunnen leren van teamcoaches

Als facilitator ben ik best pragmatisch en volg ik vaak mijn intuïtie. Maar geregeld sta ik ook stil bij de vraag waarom iets wel of niet werkt. Zo’n onderbouwing is zeker ook belangrijk in trainingen. Dan wil ik kunnen uitleggen waarom ik iets op een bepaalde manier aanpak. Een standaardwerk waar ik op bouw is het boek The Skilled Facilitator van Roger Schwarz. Hij geeft een aantal grondregels die enorm krachtig zijn bij het begeleiden van sessies.
Maar er is nog een andere waardevolle bron waar ik uit put als facilitator. Ik ben namelijk ook teamcoach en een van de pilaren waarop ik in dat werk steun is het werk van Richard Hackman en Ruth Wageman. Zij geven in hun werk 6 condities die op orde moeten zijn voor een team tot bloei kan komen. Mijn collega’s Fedor Buckers en Bart Jacobs maken er een serie filmpjes over.

Fast team formation

Het werken met die teamcondities doen we over het algemeen in teams die voor langere tijd met elkaar samenwerken. De deelnemers aan een workshop vormen daarentegen lang niet altijd één team. Sterker nog, vaak komen ze juist uit verschillende teams, afdelingen of organisaties en ontleent de workshop z’n kracht aan die diversiteit. Maar toch… voor de duur van de workshop moeten ze samenwerken om een doel te bereiken. In dat licht moest ik denken aan een stukje van Ruth Wageman over ‘Fast Team Formation’.  Ze geeft hier een protocol dat is gebaseerd op haar werk rond die teamcondities, maar spitst het toe op teams die voor één taak bij elkaar komen. Denk aan een operatie in het ziekenhuis. Sommige specialisten, anesthesisten, verpleegkundigen die de klus gaan klaren, zullen vaker met elkaar samenwerken. Anderen treffen elkaar misschien slechts zelden. Maar het is wel essentieel dat nu de samenwerking goed verloopt. Het gaat per slot van leven om de gezondheid, het leven misschien wel, van de patiënt op de snijtafel. In het stukje geeft Wageman een kort protocol bij aanvang van het werk. Het leidt iedereen langs de essentiële condities om hen zo in positie te brengen zo goed mogelijk aan de slag te gaan.

Eigenlijk is dat precies wat een facilitator beoogt aan het begin van een workshop: optimale condities creëren waarbinnen de deelnemers een zo goed mogelijk resultaat kunnen boeken. Dus alle reden om eens te kijken naar de stappen in het protocol en na te denken wat je er als facilitator aan hebt als je een sessie begint.

Stappen toegepast op een workshop

Belangrijkste doel

Doe dat doel”, noem ik het ook wel: sta aan het begin van de workshop stil bij het doel ervan. Benoem dit niet alleen, maar check ook dat iedereen hetzelfde doel voor ogen heeft. Stap hier niet te gemakkelijk overheen. Het kan maar zo dat een verschillend beeld van het doel er in de loop van de workshop toe leidt dat je weer een paar stappen terug moet zetten. Als er onduidelijkheid is over het doel, wil je die aan het begin van de workshop uit de weg ruimen.

Aanwezigen en hun inbreng

Wat hebben we aan jou?” is een vraag die ik in teams wel stel. Toegepast op workshops: zorg ervoor dat voor iedereen duidelijk is wie aanwezig zijn, maar vooral ook hoe zij gaan bijdragen in de workshop. Een ‘rondje’ waarin alleen maar namen worden genoemd, is niet genoeg. Wat is de expertise die iemand meeneemt? Welke ervaring of expertise kan iemand bijdragen? Het is, leren we van de Fast Team Formation, essentieel om vanaf het begin te weten wat je aan elkaar hebt.

Teamrollen en normen

In de cockpit van een vliegtuig was het lang zo dat de bevelen werden uitgedeeld door degene met de hoogste rang. Hij werd niet tegengesproken. Dat kon desastreuze gevolgen hebben: een aantal rampen hadden deze werkwijze als oorzaak. Sindsdien zijn de cockpitprotocollen veranderd. Iedereen die risico’s signaleert, ongeacht rang of functie, wordt geacht dit meteen te melden. Ook al onderbreek je de captain, als jij de eerste bent die ziet dat er vlammen uit een motor komen dan meld je dat. Natuurlijk zijn in een workshop de consequenties niet meteen zo groot. Toch het is goed om basisafspraken te maken over hoe we met elkaar omgaan. De grondregels van Schwarz zijn bijvoorbeeld een heel mooi uitgangspunt voor dergelijke normen. Als facilitator houd je die afspraken in de gaten. Als de interactie ineffectief is, stel je deze normen ter sprake.

Speciale omstandigheden

Zijn er speciale omstandigheden waarin deze bijeenkomst plaatsvindt? Zijn er bijzonderheden voor jouw aanwezigheid die we moeten kennen? Kunnen mensen worden weggeroepen voor noodgevallen? Kan iedereen tot het einde blijven? Deze en andere bijzonderheden, kun je maar beter vooraf met elkaar doornemen. En bespreken wat te doen als er iets gebeurt dat van invloed kan zijn op het verloop van de sessie.

Aarzelingen en zorgen

Aan het eind van het Fast Team Formation protocol krijgt iedereen de vraag of haar of hem nog iets dwarszit, of dat er iets is waar we vóór we aan de slag gaan van moeten weten. Zijn er belangrijke vragen die nog besproken moeten worden? “Air it and share it.” Als jou iets van het hart moet, kan het enorm opluchten om dat gezegd te hebben. Als je ermee blijft zitten, kan het maar zo zijn dat je er gedurende de workshop regelmatig door in beslag wordt genomen. Deel het en je kunt meer gefocust meedoen.

Ga ermee aan de slag

Het Fast Team Formation protocol loopt langs alle belangrijke onderdelen voor een tijdelijk team om van start te gaan. Als facilitator geeft het je aandachtspunten voor het begin van een workshop. Ze kunnen helpen om de deelnemers vanaf het begin goed met elkaar aan de slag te laten gaan. Je zult ze lang niet elke workshop expliciet langslopen. Maar denk er bij het maken van de agenda over na: welke vragen ga ik bespreken en welke houd ik zonder het te delen wel in de gaten. Kijk bij jouw volgende workshop eens wat dat oplevert!